【テク】kintone:ルックアップは[重複排除]が基本です!

【この記事でわかること】
・kintoneでは「ルックアップ」を使うことによって、その本来の旨味が引き出される
・使うときにはこの設定をしておくとあとあといいよ
・前後のステークホルダーが喜ぶアプリの作り方


いつもありがとうございます。hug-luma二河です。
いや、今日はあえて「kintoneアプリデザインスペシャリストの二河です」と言っておきましょうか。
(新米ですが、kintone触っている時間は変態レベルかもしれません笑)

 

kintoneでお仕事をすることが増えてきました。私自身、kintoneが大好きで、もういっそのことコミュニケーションの基本が全てkintoneになればいいのに・・・と本気で思うくらいです。

そうはいってもあくまでkintoneは「ツール」です。目的になることはほぼなく、「何かを実現するための一つの手段」です。

過去の経験から、kintoneを活用して事業を回す方もいらっしゃれば、kintoneで「業務改善・整理」をした上で、本当に必要なパッケージサービスに乗り換える・・・ということもありました。

そう。きっかけは「これ、どうにかできないかな」という思いを見える化・具現化し、あなたの考える業務がスムーズに回るようになることが大切なのです。

そのひらめきを、kintoneを通じて気づいていただければと思います。

 

そんな私ですが、いろんな方から「kintoneって、実際どうやって使っていけば良いの?」という相談を受けることがあります。

 

ひとえに「なんでも使えるよ」というのが本音なのですが、より実践のイメージを湧きやすくするために、

kintoneを構成するフィールドや、こんな使い方(主にアプリを中心に)をすると、旨味があるよというものを、少しずつお伝えしていければと思います。

 

今回はkintoneを使うとても大切なポイントでもある「ルックアップ」の機能について、その一部を紹介したいと思います。

(お得意のマインドマップで出してみました)

 

Excelで「Vlookup関数」を使ったことのある人であれば、この機能はイメージしやすいと思います。

「表(kintoneの世界でいう【アプリ】)を超えた連携データの活用」「入力のしやすさ・精度の向上とメンテナンス性の向上」を目的とされる方にとてもおすすめです。

 

その際に必要な考えは「一意(ユニーク)であること」「いくつもの表(アプリ)で再利用する(二次活用)」です。

 

入力する人からすると、「どのデータを選べば良いかがわかりやすい」ということが大きなポイントです。

システム管理者側からすると、「マスタとなるデータが並んでいて、MECE(もれなく、ダブりなく)であること」がポイントです。

 

kintoneのルックアップ機能は「重複」があっても、ルックアップ元のマスタとして機能することができますが、これがないことによって運用時のシステム管理の手間に大きな差が出ます。

 

業務改善を考える際の一つの大事な切り口としては「入力のしやすさ・正確さの向上」があると思いますが、そちらだけに着目すると、そのあとに分析したりメンテナンスする人たちの忙しさは変わりません。

 

「マスタ」ならマスタらしく、「一つの意味をなすものは一つだけ」にできる環境を準備することによって、初めて一気通貫で「あ、改善されたな!」という実感が持てるようになると思います。

 

この設定をすることによって、「ルックアップフィールドも使ったCSVインポート」ができるようになります。逆にいうと、この設定がされていないことにより、CSVインポートが失敗もしくは空インポート(ルックアップ項目だけが空になり、インポートが成功してしまう)される結末となり、あとあとシステム管理者が痛い目を見ます。(全レコードを手動でルックアップせなあかんという・・・)

ルックアップに指定する項目は「文字列(1行)」である必要はありませんが、kintoneのフィールドの中で一番柔軟性があるのは間違いなく「文字列(1行)」です。うまく使いこなしてみてください。(このフィールドの使い方については別途触れていこうと思います)

 

ここではルックアップに触れましたが、「すべてルックアップにする必要があるの?」と思う方もいらっしゃいます。私もそうです。

・ここのアプリ構成で、ルックアップにする必要があるかどうか?
・その判断軸は「再利用=二次活用するか」「入力精度が低いという課題があるか」「マスタデータごとに関連レコードを見ていきたいのか」という目的による

上記の視点を元に、ルックアップを使うか否かを判断してみると良いのかもしれません。

また、「一つの目的」でのみ使うのであれば、逆にルックアップはしんどくなるので、「ドロップダウン」を活用されることをお勧めしますが、一度「複数のアプリで共通のフィールドを使いたい」という発想になった場合は、そのメンテナンス性を考慮すると、自ずと「ルックアップ」という選択肢になるはずです。

 

業務改善は「みんながWin-Win」になって初めて完成します。
きっかけはある一個人の改善意欲から端を発するかと思いますが、仕事には「流れ」と「その前後で関係する人たち」が必ず存在します。
そこを考慮した(インプット、アウトプットを意識した)業務の仕組みを整えることを癖つけていきましょう。

 

hug-lumaではベンチャーや設立したてのNPO(特定非営利活動法人)などに向けた、kintone導入・業務改善の支援をさせていただいております。ちょっと話してみたいという方はお問い合わせフォームまでご連絡ください。

 

 

「できる」のひらめきをあなたに。
二河 等