【kintone】ルックアップのポイント「重複禁止」。結合と設定で工夫するも制約あるので考えよう

いつもありがとうございます。hug-luma二河です。

久しぶりのkintoneネタ。2021年は色々と試していこうと思ってます。

さまざまな案件を対応していく中で、本当に多様な仕様に触れてきたなぁとしみじみしています。
業務改善、仕組み導入。今風に言うとDXなのかも知れませんが、こういった機会って本当に貴重だと思っています。
これまでお付き合いをさせていただきましたステークホルダーのみなさま、本当にありがとうございます。

その中で、「マスタアプリ」の存在や、「ルックアップで呼び出したい」と言う声をたくさんいただきました。
・どこからマスタにするの?
・ドロップダウンとマスタの境目ってどこにあるの?
これはいつも話題になります。このネタはまたどこかで触れたいと思います。

やっぱりkintoneの主役?「ルックアップ」フィールド

やはり「同じリスト」を「いろんな場所で活用する」と言う、二つの条件が整った時に、マスタアプリの構築を考えていくのかなと思います。
状況に応じて「関連レコードの確認・集計」なんて時にも、マスタの存在は強調されていくのだと思います。

そこでマストとなるのは、「ルックアップで呼び出される際の【重複禁止】」の存在です。

以前の記事でもまとめましたが、この設定がさまざまなことをできるようにする重要なファクターです。
ちなみに、「CSVインポートもしない」「プラグインも使わない」「kintone画面から選ぶだけ」であれば、この限りではないと思います。

・CSVでインポートできる
・プラグインを使って制御する
・外部サービスとの連携で活用する

この3つを実現したいなら、この設定はマストです。

ルックアップで呼び出すフィールドの一つに「文字列(1行)」と言う万能フィールドがあります。

これを用いて、ルックアップの呼び出しを準備する人も多いのではないでしょうか。
アイキャッチの画像にもある通り、しっかり「重複禁止にする」フラグがあります。

「どうやって重複禁止にしよう・・・」と思ったこと、ありますよね。

その時によぎるのが「フィールドごとを連結してユニークにする」と言うもの。
であれば、文字列フィールドを「自動計算」にすれば連結できるよね!!

しかーし!!その設定をすると、「重複禁止」フラグが立てられないんです!!

そんな時に活躍するのが、developerサイトに置かれている無償プラグイン「文字結合プラグイン」です。

通常の自動計算では繋げることのできないフィールドも対応してくれる優れもの。
同一アプリの中で「3種類の連結を行いたい」場合にはこちらのプラグインが有効です。
連結記号も設定できて万能ですね。
ただ、日時・日付を連結する時には気をつけたほうが良いとのことを、kintone界隈でお馴染み、kinbozuさんが教えてくれていますので、ぜひ合わせてご覧ください。

重複予定をkintoneで登録禁止したい場合

じゃあこれで連結できてユニークにできるじゃん!と思ったあなた、もう一つ制約があるんです。

重複禁止設定にした文字列1行フィールドには「全角もしくは半角で64文字が上限」と言う制約が待っております。

連結するまではよし。しかしルックアップで使おうとする場合は「連結文字列の最大文字数」を設計する必要があります。

何でもかんでも繋げてしまえば良い・・・と言うことはないですね。
運用上で選択する人にも「なんじゃこりゃ」な文字列になってしまってもまずいです。

 

せっかくのDX、せっかくの業務改善。
ぜひスマートな形にできるように一工夫してみてください。

 

今回は「しくみ」の取り組みとして、kintoneの一機能「ルックアップ」で呼び出す文字列フィールドの「重複禁止時の制約」について触れてみました。
こういった制約も、サービスを最適に使うために設計されているものだったり、プラグインや連携サービスの活用も考えられているものと理解しつつ、
引き続きkintoneを使ってみてください。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

「できる」のひらめきを、あなたに。

二河 等