いつもありがとうございます。hug-luma二河です。
今回はhug-lumaの「しくみ」の取り組みを体感された方からの「声」をいただきましたので、そのご紹介です。
hug-lumaをご存知いただきながら、「いったいどのような関わりをしてくれるのだろうか」ということをご不安に思われる方もいらっしゃるかもしれません。ぜひこういった声をご参考になさってくださいね。
・全国児童養護施設へのトラッキング調査の実施
・500人のボランティアとの情報共有
・支援プログラムへの申込管理、参加管理の効率化
上記について、サイボウズの社員に相談したところ、いずれもkintoneの基本機能で実現可能で、ただし一部はプラグインの活用等が必要になるとのこと。
だれでもアプリは作れる、簡単、とは聞いたものの、弊団体にはシステム管理専任者がおらず、導入がとても心配だと話をしたところ、導入コンサルタントをお願いできるとのこと。
NPO事情にも詳しく、当時私たちが使っていたSalesforceのこともわかる人がいると紹介していただきました。どのくらいの支援期間でしたか？
１，システム経費を100万円ほど節約できました。
無料、もしくは格安のプラグインを多数紹介、導入していただき、機能面でも大きな我慢をすることなく、必要最低限に抑えることができました。
２，煩雑な業務管理が大幅に改善されました。
弊団体は、プロジェクトが多く、1つずつこまごました運用ルールがありました。
プロジェクト毎に業務の進め方もバラバラで、情報共有もあまりうまく行っていませんでした。
また、勤務形態も一般企業とは全くことなり、フルフレックス、セルフマネジメント前提での勤怠管理が必要でした。
つぎはぎで作ってきてしまった業務管理、勤怠管理をこの機にすべて見直すことができ、一貫した管理ができるようになりました。
業務フローを踏まえ、データ分析までを想定したアプリ構築ができ、今後のPDCAを回しやすくなりました。
３，ボランティア、施設職員とのコミュニケーションが楽になりました。
これまでセキュリティの観点から、ボランティアと事務局スタッフの情報交換ツールを分けていました。
kintone導入により、スペースやアプリのアクセス権限でコントロールが可能になったため、1つにまとめてもセキュリティの問題はクリアできました。
また、途中からさらに効率化を進めるために施設職員にもkintoneアカウントを持ってもらい、直接管理アプリを使ってもらうことにしました。
これにより事務局の業務は格段に楽になりました。
複雑な条件分岐を含むアンケート調査では、解答矛盾やエラーを未然に防ぐことができ、貴重で正確なデータ収集が可能になりました。
４，システムメンテナンスできるスタッフが増えました。
kintoneが誰でも簡単に使えるものとは理解しつつも、実際どうしたら効率的、効果的に使えるかはよくわかりませんでした。
hug-lumaの二河さんに、月に2回の頻度で、各2-3時間で勉強会の場を設けていただき、業務で使う中でわからないことを持ち寄り、相談させていただきました。
新しいシステムの導入に不安を抱えていたスタッフも徐々に安心し、前向きに取り組むことができました。
他団体の事例や、kintoneの機能やプラグインの豊富な知識など、引き出しの多さも、とても頼りがいがありました。
教え方、ほめ方がとても上手で、スタッフみんなのモチベーションを上げてくれました。
困ったときすぐに対応してくださり、おおきな安心感をもって、システム移行を進めることができました。
本当にありがとうございました！！
いまでも継続してご支援させていただいております「認定NPO法人ブリッジフォースマイル」様は、先日大々的にWebをリニューアルされました。ロゴも新しくなり、これからの活動をブーストしていく様子が伺えます。
コロナのこともあり、これから自立していこうとする若者たちの支えとなる多くの事業を展開されており、今の日本になくてはならない団体と感じております。私も心からそのビジョン・ミッションに共感し、今後の団体発展と、関わる若者たちの笑顔を増やしていけるように、縁の下を支える伴走者でありたいと思っております！今後ともよろしくお願いいたします！
ぜひWebサイトの方も御覧くださいね！
今回は「しくみ」の取り組みとして、実際にkintoneの導入事例を、体感いただきました方からの声を中心にお届けいたしました。
kintoneの構築依頼や導入相談などにつきましては、各種SNS（Twitter、Facebook、instagramのDM）もしくはお問い合わせフォームからお願いいたします。
最後までお読みいただきありがとうございました。
「できる」のひらめきを、あなたに。
二河 等